Céges évzáró ötletek: 12 program, amelyre a kollégák is emlékezni fognak

Az évzáró az év egyetlen estéje, amikor a teljes csapat egy helyen van, és nem a határidőkről beszél. Szervezőként mégis könnyű beleesni a megszokott sémába: vacsora, egy hosszú beszéd, zene, és két hét múlva már senki sem emlékszik, miben volt más, mint a tavalyi.

Összegyűjtöttünk 12 programötletet, amelyekből jól összerakható egy emlékezetes este. Nem kell mindet megvalósítani: kettő-három jól megválasztott elem többet ér egy túlzsúfolt menetrendnél.

Mitől lesz jó egy céges évzáró?

Mielőtt programot választanátok, érdemes három kérdést végiggondolni:

• Rövid-e a hivatalos rész? A köszönet és az év értékelése fontos, de 10–15 percnél tovább ritkán köti le a teremet.
• Mindenki be tud kapcsolódni? Nem mindenki szeret színpadra állni vagy táncolni. A legjobb programok azok, amelyekbe a csendesebb kollégák is a saját tempójukban szállhatnak be.
• Mi marad meg az estéből? Egy fotó, egy videó vagy egy közös emlék, amelyet hetekkel később is elő lehet venni.

Visszatekintés az évre

1. Rövid köszönet a vezetőtől – diák nélkül

Az évzáró nem negyedéves beszámoló. Egy rövid, személyes köszönet, amelyben a vezető név szerint is megemlít néhány közös sikert, többet ér egy húszdiás prezentációnál. A számok maradjanak az év eleji nyitóra.

2. Díjátadó komoly és humoros kategóriákkal

Az „év kollégája” mellett jöhetnek könnyedebb kategóriák is: a legjobb meeting-beszólás, a legkitartóbb kávéfőző-javító, a csapat legjobb segítője. Szavazzanak a kollégák előre, így a díjátadó az ő estéjük lesz, nem a vezetőségé.

3. Az év képekben

Kérjetek be a kollégáktól néhány képet az év közös pillanatairól, és vetítsétek le zenével a vacsora alatt. Ehhez nem kell profi vágás: a lényeg, hogy mindenki megtalálja magát benne.

Közös programok

4. Tematikus est

Egy egyszerű téma – retró, a 80-as évek, Gatsby-est vagy „a cég születésének éve” – már a meghívótól hangulatot ad, és beszédtémát teremt. Fontos, hogy a beöltözés lehetőség legyen, ne kötelező.

5. Céges kvíz

Néhány forduló a cégről, az év eseményeiről és a kollégákról (például: kinek a gyerekkori fotója ez?). Vegyes csapatokkal az osztályok közti határok is oldódnak.

6. Karaoke vagy élő zene

A karaoke azoknak jó, akik szeretnek szerepelni, az élő zene mindenkinek. Ha karaokéztok, legyen előre néhány bátor jelentkező, hogy ne a műsorvezetőnek kelljen könyörögnie.

7. Közös főzés vagy borkóstoló a hivatalos rész előtt

Egy rövid, közös tevékenység a vacsora előtt segít, hogy a kollégák ne csak az asztaltársaikkal beszélgessenek. Kisebb, 20–40 fős csapatoknál különösen jól működik.

8. Jótékonysági elem

Egy közös adománygyűjtés vagy egy helyi szervezet támogatása értelmet ad az estének. Jó, ha a kollégák is javasolhatnak célt, és az este végén kiderül, mennyit gyűjtöttetek együtt.

Ami az este után is megmarad

9. Telefonos videó vendégkönyv

A telefonos videó vendégkönyv egy vintage telefon, amelybe a kollégák a kagylót felvéve mondják el az üzenetüket. Amikor a vendég felveszi a kagylót, az üdvözlőüzenetet hallja: ebben köszöntheti a kollégákat a cégvezető, vagy feltehet egy kérdést, például: „Mi volt idén a csapat legnagyobb sikere?” A kérdéskártyákat mi visszük, így senkinek sem kell rögtönöznie.

A retró telefon az este során magától is beszédtéma lesz: a kollégák egymást hívják oda, és olyan őszinte, vicces vagy megható üzenetek születnek, amelyeket egy kérdőív sosem hozna elő.

A ReCallnál a telefont mi szállítjuk ki és állítjuk fel, és minden csomagban benne van a 4 órás személyes asszisztencia: asszisztensünk ott van a telefon mellett, és segít a kollégáknak. Nincs üzenetlimit, az ár nem függ a létszámtól, a telefon pedig akkumulátorról működik, így konnektorra sincs szükség. A felvételeket legfeljebb 7 munkanapon belül, digitálisan adjuk át, a számlát pedig az esemény után állítjuk ki a cégnek.

Tipp: tegyétek a telefont a büfé vagy a bár közelébe, de kicsit távolabb a hangosítástól, hogy a felvételeken minden szó érthető legyen. Részletek: videó vendégkönyv céges rendezvényre.

10. Időkapszula a jövő évi évzáróra

Kérjétek meg a kollégákat, hogy a jövő évi önmaguknak is üzenjenek: mit várnak a következő évtől, mit szeretnének addig elérni. Az üzeneteket a következő évzárón visszajátszhatjátok – ez az a programpont, amelyre egy év múlva mindenki kíváncsi lesz. A Samsung SDI 10. évfordulóján például időkapszulaként működött a telefonunk.

11. Fotósarok

Egy jól megvilágított fotósarok kellékekkel percek alatt megtelik. Ha telefonos vendégkönyvet is béreltek, a kettőt egy helyre tehetitek: a LED-feliratos háttérfény és a virágdekoráció, a Platina csomagban pedig a vintage telefonfülke fotóhelyszínnek is jó.

12. Személyes köszönőkártya

Egy kézzel írt, pár soros kártya a vezetőtől vagy a csapattársaktól sokszor többet jelent bármilyen ajándéknál. Ha a cég nagyobb, a csapatvezetők írhatják a saját embereiknek.

Ütemterv a szervezőnek

Mikor	Teendő
10–12 héttel előtte	Dátum, költségkeret, helyszín foglalása
6–8 héttel előtte	Programok kiválasztása, a szolgáltatók (zene, fotós, videó vendégkönyv) lefoglalása
3–4 héttel előtte	Meghívó, díjkategóriák, szavazás, a képek bekérése az évösszefoglalóhoz
1 héttel előtte	Végleges létszám, menetrend a szolgáltatóknak
Az este után	Köszönő e-mail, a fotók és a videóüzenetek megosztása

A decemberi időpontok mindenhol gyorsan elfogynak, ezért a helyszín és a szolgáltatók foglalását érdemes már ősszel elintézni. Velünk az esemény előtt egyeztetjük, mikor érkezzünk, és hol álljon a telefon.

Ellenőrzőlista a céges évzáróhoz

• A dátum és a helyszín le van foglalva
• A hivatalos rész legfeljebb 15 perc
• Van legalább egy program, amelybe mindenki bekapcsolódhat
• Van valami, ami az este után is megmarad (fotó, videó, időkapszula)
• A szolgáltatók megkapták a menetrendet
• A kollégák tudnak a felvételekről, és nyilvános közzétételnél hozzájárultak
• Megvan, ki küldi ki a köszönő e-mailt és a felvételeket

Ha a telefonos videó vendégkönyv is bekerülne az estébe, a csomagokat és az árakat az árlistán találjátok, a céges részleteket pedig a videó vendégkönyv céges rendezvényre oldalon. A decemberi dátumokra érdemes időben ajánlatot kérni.